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« La collaboration avec PwC nous a permis de nous appuyer sur une méthodologie de projet éprouvée pour mobiliser l’organisation, recueillir et structurer les données. Elle nous a aussi ouvert l’accès à une expertise extrêmement précieuse en gestion des données, qui a permis l’élaboration d’un outil très qualitatif, produisant le juste niveau d’analyse pour simuler différents scénarios et faciliter la prise de décision. »
« L’outil de Workforce Planning développé par PwC France est destiné à de nombreux champs d'applications », explique Éric Dumont, associé PwC France et Maghreb. « S’il est aujourd’hui paramétré pour l'événementiel, il sera bientôt ajusté pour concerner les grands groupes et organisations privées ou publiques, dans bien d’autres secteurs. »
Le workforce Planning, un exercice complexe
L’exercice pluriannuel de workforce Planning conduit par l'équipe organisatrice vise à estimer correctement l’ensemble des besoins quantitatifs et qualitatifs en ressources humaines (salariés, organisateurs de compétitions, volontaires, partenaires et prestataires), planifier et budgéter correctement la mobilisation de tous les personnels de l'organisation.
« Le workforce planning est une des figures imposées les plus complexes pour toute l’équipe d’organisation de l’événement. Traditionnellement, des experts des comités précédents sont sollicités pour procéder à une évaluation des besoins qui demeure intuitive jusqu’à une phase assez tardive du projet, avec un risque budgétaire associé conséquent. Fort de l’expérience de son équipe, l’organisation souhaitait faire évoluer cette approche pour la rendre plus systématique et robuste. »
Outre l’intégration des contraintes légales, la complexité de l’exercice vient d’une part de l’évolutivité des besoins dans le temps, d’autre part de l’hétérogénéité des 250 sites de compétition et de non-compétition (entraînement, hébergement, villages, médias, centres opérationnels et de commandement, aéroports, gares, entrepôts…).
À partir d’une feuille blanche, l’enjeu est d’obtenir une organisation claire et une coordination fluide grâce à un outil partagé par une trentaine de fonctions.
« Je voudrais reconnaître la très grande qualité des consultants mobilisés : au-delà de se montrer à l’écoute de nos besoins pour nous apporter les meilleures solutions possibles, ils se sont aussi extrêmement bien intégrés aux équipes d'organisation de l’événement. Cela a été un réel plaisir de travailler avec eux, même dans les phases de forte pression. »
Une solution de planification RH et d’aide à la décision
La méthode et l’outil développés à cet effet par PwC France répondent à ces besoins. Les données générées par la solution informent l’organisation sur les besoins des opérationnels par jour, par heure et par site. Elles permettent de dimensionner les besoins opérationnels des métiers (nombre de repas, dimensionnement des transports, dimensionnement de la taille des espaces ...). Enfin, elles sont une base factuelle pour challenger les estimations proposées par les prestataires et aboutir à des décisions fondées sur la confiance réciproque.
En modélisant différents scénarios d’organisation, l’outil facilite la prise de décision grâce à l'estimation de l’impact financier. L’impact budgétaire du dimensionnement des ressources humaines est en effet conséquent, avec un effet d'entraînement sur d’autres postes de dépenses, tels que les uniformes et la restauration.
L’impact opérationnel n’est pas moins important, puisque du nombre de personnes mobilisées par l’organisation dépendent d’autres décisions, telles que les surfaces des locaux à aménager sur site.
Enfin, faire concorder les ressources aux besoins à un niveau très fin de granularité permet de s’assurer des bonnes formations, d’adapter la charge à l’amplitude de travail et d’augmenter le confort d’intervention des personnes mobilisées, réduisant ainsi les risques d’attrition.
Au plus près des besoins par fonction et par rôle
À partir d’entretiens avec 250 interlocuteurs issus d’une cinquantaine de fonctions de l’organisation, PwC a formalisé un corpus d’activités et les périmètres de responsabilité permettant de construire les structures organisationnelles.
À chacun des 400 rôles définis sont associés des compétences et un ou plusieurs paramètres servant à factualiser les besoins exprimés par les fonctions. Par exemple, les paramètres associés au rôle d’équipier polyvalent du commerce, en charge de l’orientation et de la bonne gestion des flux de spectateurs, sont : « deux volontaires tous les x mètres », « arrivée x heures avant le début de la session », « départ x heures après la fin de la session ». Si ces paramètres sont variables, d’autres sont fixes, comme la longueur en mètres du chemin d’accès au site.
Cette étape est un prérequis pour identifier de possibles synergies et optimisations.
Un outil d’analyse des données algorithmique et paramétrable
Au regard du volume de données à compiler et à traiter, de l’évolution des hypothèses et du nombre d’itérations nécessaires, PwC a développé un outil algorithmique capable d’industrialiser le calcul du nombre de ressources à partir d’un moteur de règles.
Combinant Alteryx et Python, la solution de data modeling croise des jeux de données avec l’ensemble des contraintes (calendrier des compétitions, réglementation à respecter, langues que les personnes doivent parler, connaissance des règles de tel ou tel sport…). Les données sont ensuite exploitées par l’outil de data visualization Power BI, mais aussi exportables en format Excel vers les autres systèmes d’information de l’organisation.
Pour le dimensionnement des équipes, l'équipe organisatrice dispose ainsi de plannings détaillés pour chaque journée et d’analyses fines par site. La valorisation budgétaire peut également être obtenue en croisant plusieurs critères : périodes d’activation, rôles et catégories de personnel, sites…
La matrice de dimensionnement comporte en outre des paramètres de valorisation ajustables. Ainsi, le comité d’organisation peut comparer les estimations au budget cible et faire jouer des variables afin d’ajuster au mieux les besoins en ressources par rapport au niveau de service attendu.
Les solutions digitales du PwC Store
La solution d'anticipation des besoins en compétences RH Workforce Planning est en ligne sur le PwC Store. Cette marketplace met à disposition des entreprises des solutions digitales développées par PwC et ses partenaires pour répondre aux enjeux et besoins opérationnels de leurs différents métiers (risques, ESG, opérations, conformité…).
Merci à Antoine Capoulade, manager PwC France et Maghreb, pour sa contribution à ce texte.
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